Уничтожение утилизация носителей информации

Инструкция по уничтожению информации на электронных носителях.

1. Общие положения

1.1 Настоящая инструкция устанавливает порядок уничтожения информации на жестком диске, дискете, USB накопителе, SSD накопителе и т.п. на персональных компьютерах и серверах в информационных системах.

1.2 Настоящая инструкция регламентирует проведение организационно-технических мероприятий по работе и контролю уничтожения информации на электронных носителях в организации.

1.3 Требования настоящей инструкции распространяются на сотрудников Управления Информационных технологий.

1.4 Своевременное уничтожение информации, хранящейся на электронных носителях, необходимо для исключения случаев её несанкционированного использования, которое может нанести вред организации и/или другим лицам.

1.5 Уничтожению данных подвергаются электронные носители, которые:

морально (физически) устарели;
выведены из эксплуатации, например, по причине модернизации персональных компьютеров (сервера);
переданы (в том числе в составе персональных компьютерах или сервера) на ремонт в сервисный центр;
подлежат продаже (в том числе в составе другого оборудования);
иным образом выведены из эксплуатации и/или могут быть переданы другим лицам.

2. Требования

2.1 В управлении Информационных технологий должен быть назначен (назначены) приказом по организации сотрудник, выполняющий уничтожение данных, хранящихся на электронных носителях.

2.2 Уничтожение данных с жестких дисков ноутбука\нетбука\персонального компьютера осуществляется в каждом филиале самостоятельно.

2.3 Уничтожение данных на CD\DVD\осуществляется путем использования шредера или механического воздействия (сгибание носителя в двух-трех местах) или воздействием молотка.

2.4 В случае неисправного носителя, необходимо механическое воздействие на носитель информации.

2.5 Для выполнения уничтожения данных в управлении Информационных технологий должен находиться загрузочный CD диск и флеш накопитель с актуальной версией программного обеспечения dBan.

2.6 Последовательность действий по уничтожению данных описана в Приложении №2.

2.7 Операции уничтожения данных подвергаются все электронные носители персонального компьютера и серверов, поступающие на склад после:

смены\замены жесткого диска;
демонтажа рабочего места;
передачи ноутбука\нетбука\персонального компьютера\сервера для выполнения других операций, смены пользователя.

2.8 Каждый персональный компьютера, на котором производилось уничтожение данных должен быть зарегистрирован в журнале (приложение 1).

2.9 Журнал должен проверяться администратором информационной безопасности не реже, чем раз в квартал.

2.10 Сотрудник, выполняющий уничтожение данных, ежемесячно проверяет наличие новой версии программного обеспечения dBan на сайте разработчика. В случае наличия новой версии, он производит обновление используемого программного обеспечения пути записи его на CD.

3. Ответственность

3.1 Виновные в нарушении условий настоящей Инструкции несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации, трудовым договором, должностной инструкцией.

4. Заключительные положения

4.1 Общий текущий контроль исполнения настоящей инструкции осуществляет администратор информационной безопасности.

4.2 Администратор информационной безопасности поддерживает настоящую инструкцию в актуальном состоянии.

4.3 Изменения и дополнения в настоящую инструкцию утверждаются директором организации.

4.4 Инструкция вступает в силу с момента утверждения директором организации.

Приложение №1

Учета операций по уничтожению информации на электронных носителях

Модель\размер\
SN жесткого диска
или идентификационные данные иного накопителя Дата уничтожения информации Версия DBAN/ Алгоритм удаления ФИО ответственного Подпись 1 2 3 4 5 6 7

Приложение № 2

Инструкция
по удалению информации c электронных носителей
с помощью ПО DBAN

1. После загрузки с CD диска

Клавишей ПРОБЕЛ отмечаем жесткие диски, необходимо выбирать ВСЕ ЖЕСТКИЕ ДИСКИ, установленные на данном устройстве

Выбираем метод, необходимо выбирать из указанных на рисунке

Запускаем операцию по уничтожению данных.

По окончании выполнения операций, произвести соответствующие записи в журнале (Приложение 1).

Пригодились документы — поставь «лайк» или поддержи сайт материально:

Источник

Акт уничтожения информации с электронных носителей жестких дисков, HDD, SSD, для организаций юридических лиц

В составе компьютерной техники вторичного использования. Физическое уничтожение жестких дисков, HDD, SSD.

Мы нижеподписавшиеся:
Председатель комиссии
Руководитель технического отдела —————
Член комиссии
Руководитель отдела продаж —————-
Член комиссии
Старший специалист технического отдела —————

Составили настоящий акт о том, что в период с ————- по ————- на территории сервисного-центра PC-1 по адресу г. Москва, ул. Малая Семеновская, дом 9, стр. 9, оф. 105 в отношении перечисленных ниже электронных носителей были произведены обозначенные действия по полному и безвозвратному уничтожению всей находящейся на них информации

№
Тип носителя
Модель
Серийный номер
Поступил в обработку
Проведенные операции Физическое уничтожение

Всего информация уничтожена на 158 (ста пятидесяти восьми) носителях.
В ходе проведения операции использовано:
— SecureErase — программно-аппаратный комплекс из персонального компьютера на базе процессора Intel Core i3, операционной системы GNU/Linux и программного пакета hdparm сконфигурированного на вызов функции “ATA Secure Erase”. Операция произведена в полном цикле для прохода по всему диску в соответствии с требованиями стандарта US NIST.
— Физическое уничтожение — повреждение HDD точечным ударом с целью пробоя гермоблока и разбития стеклянных пластин, вскрытие корпусов HDD для повреждения металлических пластин, вскрытие корпуса SSD и повреждение чипов памяти.

Проверка уничтожения информации произведена Председателем комиссии ————————- В ходе проверки выявлено, следующее:

1. У носителей 1-23 и 43-123 разрушена служебная область данных, отсутствуют сервисные метки и рабочее пространство заполнено однородным паттерном вследствие чего восстановление и извлечение какой-либо информации с носителя невозможно.

2. У носителей 24-42 и 124-125 производителями предусмотрено сквозное шифрование всех сохраняемых в ячейки памяти данных по алгоритму AES 128bit с сохранением ключа шифрования в контролере накопителя. После вызова функции Secure Erase ключ безвозвратно стирается с накопителя и формируется новый случайный ключ. При обращении к начальным областям данных на этих накопителях не обнаружено распознаваемых следов загрузочных секторов, таблиц разметки дисков, заголовочных таблиц файловых систем и прочей служебной информации — весь накопитель заполнен «мусорными» данными и восстановление исходной информации невозможно.

3. У носителей 126-158 присутствуют физические повреждения блоков хранения информации, исключающие возможность считывания каких-либо данных — вскрытие корпусов (гермоблоков), разбитые и согнутые пластины, повреждение чипов памяти. В Приложении 1 приведены фотографии процесса уничтожения и контрольного вскрытия корпусов.

Выкуп б/у техники у организаций. Утилизация для юридических лиц

Источник

Какие документы и как уничтожать в 2022 году

В процессе работы компании образуется множество различных бумаг. Одни из них подлежат постоянному хранению, другие необходимо уничтожить по истечении определенного периода времени. В каком порядке происходит утилизация, как ее правильно оформить, расскажем далее в нашей статье.

Способы уничтожения документов с истекшими сроками хранения

Нормативными актами не установлены конкретные способы уничтожения бумаг с истекшими сроками хранения, поэтому каждая компания может выбрать свой метод избавления от макулатуры.

Бумажную документацию обычно уничтожают путем:

сжигания. Этот способ надежен, так как информация уничтожается полностью. Однако для его реализации необходимо иметь производственную печь;
измельчения, например, с помощью шредера;
химического воздействия, где под влиянием химсредств бумага размягчается и становится просто массой.

Электронные документы можно уничтожить:

физически, например, сломать диск или накопитель, на котором сохранены данные;
используя программно-технический способ, при котором данные стирают или поверх них записывают новую информацию.

Компания не обязана утилизировать документы самостоятельно. При большом объеме она может воспользоваться услугами специальной компании, занимающейся уничтожением документации.

Должна отсутствовать возможность восстановить информацию, поэтому нельзя:

выбрасывать ненужные бумаги на ближайшую свалку;
расшивать тома и использовать бумагу в качестве черновиков;
отдавать документацию школьникам как макулатуру и так далее.

Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Порядок уничтожения документации с истекшим сроком хранения для государственных органов и муниципалитетов установлен правилами, утвержденными Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526 (далее – правила). Частные фирмы могут разработать и утвердить собственный порядок, при разработке которого рекомендуем опираться на указанные правила. Разберем пошагово порядок утилизации бухгалтерской, кадровой и другой документации.

Шаг 1. Создание экспертной комиссии

Персональный состав комиссии утверждает генеральный директор фирмы своим приказом (постановлением, распоряжением). Ее основная задача – отбор документов для последующей утилизации. В состав комиссии необходимо включить специалистов, способных оценить практическое значение документации.

Например, для экспертизы ценности бухгалтерских бумаг в комиссию включают бухгалтера, для экспертизы ценности кадровых документов – менеджера по персоналу, для экспертизы ценности юридической документации – юриста и так далее.

Если в компании есть филиалы и представительства, то дополнительно можно создать центральную экспертную комиссию, которая будет координировать работу экспертных комиссий (пп. 4.7, 4.9 правил).

На комиссию обычно возлагают такие обязанности, как:

отбор к уничтожению бумаг, не подлежащих дальнейшему хранению, с составлением соответствующих актов;
участие в процедуре утилизации документации с составлением соответствующего акта;
подготовка предложений об определении сроков хранения документов, не установленных законодательно;
участие в разработке документооборота организации;
организация обеспечения сохранности документации.

Задачи и функции экспертной комиссии можно зафиксировать в специальном положении, которое утверждает руководство фирмы.

Прямо сейчас на «Клерке» набираем группу на курс повышения квалификации по теме «ФСБУ 5/2019: «Запасы»!

научитесь понимать и применять на практике требования нового стандарта;
будете знать, что делать при поступлении заказов, обесценивании материалов и отпуске в производство;
сможете выбрать нужный именно вашей компании способ применения новых стандартов;
будете делать только нужные проводки.

Программу курса посмотреть можно здесь.

Шаг 2. Проведение экспертизы

В ходе инспекции комиссия изучает документы и определяет их сроки хранения. По ее результатам (п. 4.11 правил):

составляет описи бумаг, отобранных для постоянного хранения;
выбирает документы, чей срок хранения истек.

Экспертная комиссия при оценке документов может продлить срок, в течение которого компания будет хранить их по своему усмотрению, если сочтет, что документ представляет собой какую-либо научно-историческую ценность или до сих пор имеет практическое значение. Например, намечается судебное разбирательство и документация может там пригодиться.

Продлевать сроки относительно установленных государством можно, запрещено их сокращать. За нарушение этого правила установлена административная ответственность. На граждан может быть наложен штраф от 1 до 3 тыс. рублей, должностных лиц – от 3 до 5 тыс. рублей, на юрлица — от 5 до 10 тыс. рублей (ст. 13.20 КоАП).

Также в ходе экспертизы комиссия может выявить наличие одновременно оригиналов и копий документов. Тогда она может решить, что храниться далее будут только оригиналы, а копии подлежат утилизации. Кроме того, в ее обязанности входит определение возможности восстановления текста поврежденных бумаг. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, то поврежденный документ не уничтожают, а в последующем реставрируют или фотокопируют.

Результаты экспертизы отражают в протоколе заседания комиссии, форма которого законом не регламентирована, то есть каждая компания включает в него те сведения, которые считает необходимыми.

Шаг 3. Составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Далее отобранные к утилизации бумаги необходимо описать. Для этого предназначен акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (п. 4.11 правил). Нет необходимости описывать каждое дело – достаточно указать их общее количество. Можно использовать форму, приведенную в правилах (приложение № 21) или самостоятельно разработанный бланк.

Перечень документации, внесенной в акт, следует согласовать на заседании экспертной комиссии. После этого акт должен утвердить руководитель компании.

Шаг 4. Уничтожение документации

Как указывалось выше, бумаги можно уничтожить самостоятельно, например, силами экспертной комиссии или можно привлечь специализированную организацию. Передачу оформляют приемо-сдаточной накладной, в которой указывают:

дату передачи;
количество дел;
вес макулатуры.

Рекомендуем проводить непосредственное уничтожение бумаг под контролем экспертной комиссии или назначенного для этого сотрудника фирмы. Такой надзор обеспечит конфиденциальность сведений, содержащихся в уничтожаемых документах.

Для фиксации факта уничтожения макулатуры следует составить акт. Утвержденной формы такого акта нет, поэтому используют произвольную форму. О том, как правильно его составить, расскажем в конце нашей статьи.

Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения

На уничтожение выделяют бухгалтерские документы, хранить которые более нет необходимости. При этом действует следующее правило: срок хранения начинает течь с 1 января года, следующего за тем, когда документ был завершен делопроизводством.

Уничтожить документацию можно после 1 января года, следующего за тем годом, когда закончился временной интервал, в течение которого фирма была обязана ее хранить.

Такие сроки установлены в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденном Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее – перечень).

Кроме того, необходимо учитывать следующее.

Уничтожение бухгалтерских документов (первички, регистров бухучета, финансовой отчетности, аудиторских заключений) производят после истечения сроков, установленных в разделе 4.1 перечня, но не ранее чем через пять лет после окончания отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402).
До истечения 5 лет не следует утилизировать данные бухгалтерского, налогового учета и другой документации, необходимой для исчисления и уплаты налогов, в том числе бумаг, подтверждающих получение доходов или осуществление расходов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Документы, подтверждающие объем убытка, нельзя уничтожать в течение всего срока, в течение которого компания уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков (п. 4 ст. 283 НК РФ).

Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета считается грубым нарушением правил учета доходов и расходов, за которое установлена ответственность ст. 120 НК РФ. Если нарушение совершено в течение одного налогового периода, штраф составит 10 тыс. рублей, в течение более одного налогового периода – 30 тыс. рублей.

Уничтожение бухгалтерской документации производят по общим правилам, которые мы разобрали выше.

Инструкция по уничтожению кадровых документов с истекшим сроком хранения

Особенность утилизации кадровых документов состоит в том, что большинство из них фирмы должны сохранять в течение длительного времени. Например, сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника должны храниться 50 лет (75 лет, если были закончены делопроизводством до 01.01.2003), начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (п. 450 перечня, пп. 4.1, 4.3, 4.8 инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237). Это дает возможность бывшим работникам получить интересующие их сведения, например, при назначении пенсии.

По истечении указанных сроков документации подлежат уничтожению. Таким образом, в будущем, 2022 году, подпадут под уничтожение документы отдела кадров и документы по личному составу:

за 1946 год – если их нужно было сохранять в течение 75 лет (приказы о приеме, переводе, увольнении, трудовые договоры, личные карточки и так далее);
за 1976 год – если их нужно было хранить в течение 45 лет (документы о несчастных случаях на производстве, журналы инструктажа по охране труда);
за 2011 год – если их нужно было сохранять в течение 10 лет (протоколы заседаний аттестационных комиссий);
за 2016 год – если их нужно было хранить в течение пяти лет (документация о квотировании рабочих мест, переписка о потребности в привлечении иностранной рабочей силы, предложения о мерах по улучшению охраны труда);
за 2018 год – если их нужно было сохранять в течение трех лет (приказы о дисциплинарных взысканиях, графики отпусков, списки сотрудников, прошедших повышение квалификации и профпереподготовку);
за 2020 год – если их нужно было хранить в течение 1 года (заявки о привлечении иностранных работников, списки на выдачу средств индивидуальной защиты).

Утилизацию такой документации проводят по общим правилам.

Уничтожение электронных документов с истекшим сроком хранения

Нормативными актами не установлена специальная процедура уничтожения электронных документов. Поэтому компании должны придерживаться обычного порядка проведения утилизации. Экспертная комиссия также проводит экспертизу и оформляет акт о выделении к уничтожению электронной документации, чей срок хранения истек. В акте на уничтожение следует отразить, кто, когда и каким методом провел утилизацию.

Во многих случаях невозможно уничтожить все экземпляры электронных документов, и в этом случае компания должна сделать то, что в ее силах – утилизировать те экземпляры, которые находятся под ее полным контролем, включая страховые, резервные, рабочие и другие копии.

Методов, обеспечивающих невозможность доступа, стирание либо физическое уничтожение информации известно довольно много. Надежнее всего уничтожать электронные документы вместе с носителями информации, особенно если речь идет о конфиденциальных или секретных сведениях. Примером можно считать измельчение носителей информации в мощных промышленных шредерах.

Правила составления актов уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Акт об уничтожении документации, чей срок хранения истек, как правило, составляют на фирменном бланке компании. В нем необходимо:

проставить порядковый номер и дату оформления;
привести перечень уничтоженных бумаг или реквизиты акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
указать способ утилизации (например, сжигание или измельчение в шредере, стирание информации в случае электронных документов).

Если макулатура была уничтожена сторонней фирмой, то в акт следует включить реквизиты первичного документа, оформленного по факту оказания такой услуги.

После утилизации акт подписывают члены комиссии и утверждает руководитель организации.

От бухгалтеров требуют управленку: что делать?

Пройдите повышение квалификации по теме «Управленческий учет». Получите официальное удостоверение на 120 часов.

Научитесь всему: от настройки аналитики доходов и расходов до работы с финансовым анализом и внедрением всего в 1С. Записаться на курс можно тут.

Старт потока — 15 февраля, успейте записаться уже сейчас, программу курса смотрите здесь.

Источник

Уничтожение утилизация носителей информации

Утилизация носителей информации